Consejos útiles

Cómo diseñar una muestra de agenda de reunión

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Dicen que las reglas de la carretera están escritas en sangre. Así que este artículo sobre la agenda está escrito en lágrimas. Por las lágrimas de aquellos que, celebrando una reunión general, incluyen preguntas en la agenda de la reunión, que luego no son ejecutadas por las organizaciones administradoras, y los iniciadores de las reuniones pasan tiempo y nervios en los tribunales o realizan rondas repetidas de apartamentos para recopilar las próximas decisiones.

Mi nombre es Konstantin Orlov y desde 2011 he estado ayudando a las personas a celebrar reuniones generales, el sitio "Domskaner.rf" ayuda a los residentes de todas las regiones de Rusia a preparar una agenda para la reunión, un paquete de documentos listo para celebrar una reunión general en cualquier forma, y ​​también realizar votaciones en línea de acuerdo con Art. 47.1 del LC RF y basado en la experiencia de preparar más de 2500 reuniones, me gustaría decirle cómo hacer la agenda correcta para la reunión general y no cometer errores.

El artículo es corto pero espacioso. Créeme, nos enviaron tales citaciones, de las cuales realmente quería llorar, por ejemplo "Empoderar al presidente de la casa para verificar los documentos de los residentes de los apartamentos alquilados" (los residentes lucharon con apartamentos donde nadie está registrado pero vive para 10 personas cada uno) o "Aprobar el procedimiento de eliminación de basura los días laborables de 6 a 9 horas, los fines de semana de 7 a 10 horas en la mañana" (los residentes querían reducir el número de ratas en la rampa).

Legislación

¿Qué dice la ley sobre la agenda de la junta general de propietarios?

  • Código Civil en el art. 181, con sus subpárrafos, describe en detalle los requisitos básicos para las decisiones de las asambleas y su implementación. En particular, hay una respuesta a la pregunta principal de cualquier iniciador de la reunión, "¿Por qué elegir un presidente y un secretario?". Esto es necesario porque de conformidad con el apartado 3 del art. 181.2 del Código Civil de la Federación de Rusia “cuando la reunión toma una decisión, se redacta un protocolo escrito. Las actas están firmadas por el presidente de la reunión y el secretario de la reunión ". Al mismo tiempo, no hay requisitos obligatorios para la elección de la comisión de conteo: el presidente y el secretario pueden realizar el cálculo.
  • El Código de Vivienda en el artículo 44, párrafo 1, establece que “la Junta General de propietarios de locales en un edificio de apartamentos es el órgano rector del edificio de apartamentos. La reunión general de propietarios de locales en un edificio de apartamentos se lleva a cabo con el fin de administrar el edificio de apartamentos discutiendo los puntos del orden del día y tomando decisiones sobre los temas sometidos a votación ”y además en el párrafo 2 se ofrece una lista de los elementos que la reunión general puede decidir.
  • La orden del Ministerio de Construcción 937pr en la cláusula 16 da las siguientes instrucciones: “Los temas en la agenda de la junta general deben formularse con mucha precisión, claramente, reflejar la esencia de los temas que se discuten y no permitir una doble interpretación. Si la legislación de la Federación de Rusia establece la redacción del tema sobre el cual se toma la decisión en la junta general, la redacción correspondiente se indicará en el protocolo. No está permitido incluir el ítem “Varios” en la agenda de la junta general, ni combinar temas de diferentes contenidos en una sola redacción. Si el tema del tema incluido en la agenda es la consideración de algún documento, se indicará el nombre completo y los detalles de este documento ”

Le recomiendo que lea detenidamente estos tres documentos antes de elaborar la agenda.

PRÁCTICA Y EXPERIENCIA

¿Qué dice la vida sobre la agenda de la junta general de propietarios? Aquí daré los principales errores de los iniciadores en la preparación de la agenda.

  • Cualquier PREGUNTA debe ser una DECISIÓN.
    No es necesario incluir preguntas de estilo “Aprobar la necesidad de recibir los servicios de una compañía de seguridad privada para residentes de todas las entradas de MKD en XXXXXX en la tarde y en la noche con un régimen de 9 p.m. a 9 a.m. diariamente. Encomendar al Presidente del Consejo de la Cámara que solicite al Reino Unido "XXX" una propuesta sobre la organización de estos servicios en el MKD de manera continua a partir del 1.04.17. Proporcione la consideración preliminar obligatoria y la aprobación de la tarifa para estos servicios en un OSS MKD extraordinario convocado sobre este tema ". - la primera vez que entendiste de qué se trataba? :) después de cinco minutos de lectura, parece que estamos hablando de la necesidad de protección, pero para esto es necesario que el presidente del Código Penal se dé vuelta y descubra el costo de los servicios y luego traiga este tema a la reunión. Dichos temas deben discutirse antes de la reunión, ¡y se tomará una decisión en la reunión!
  • Cualquier PREGUNTA debe ser de la competencia apropiada.
    “Aprobar la descripción del trabajo (DI) del conserje en la edición propuesta. Encomendar al Presidente del Consejo de la Cámara que llame la atención del funcionario relevante del Reino Unido "XXX" sobre la necesidad de utilizar esta DI en el trabajo del servicio de conserjería. Para establecer el derecho del Presidente del Consejo de la Cámara a despedir unilateralmente al conserje al corregir el hecho de no cumplir con los requisitos establecidos en las instrucciones ". - En este caso, los residentes quieren que la empresa de gestión contrate a un conserje, pero ellos mismos lo despedirán. La respuesta del Código Penal será: "Si desea reclutar y despedir personas, cree una Asociación de Propietarios". Esto es similar a la situación "Iré a tu tienda a comprar pan, pero si no me gusta el vendedor, diré y tendrás que despedirlo". La competencia de los propietarios debe formalizarse de manera diferente; no pueden despedir a una persona en una organización comercial.
  • Cualquier PREGUNTA y su DECISIÓN deben ser específicas..
    Lee los ítems de tu agenda. Cada una de sus preguntas debe contener las respuestas:
    - qué se debe hacer (acción)
    - quién debe hacerlo (la persona que realizará la acción)
    - en qué período de tiempo debe hacerse (término específico)
    - a expensas de qué recursos debe hacerse (¿a expensas de quién?)

  • La agenda de las reuniones "complejas" debe acordarse con los abogados (incluidos los abogados del Código Penal).
    Yo llamo asambleas "complejas" a aquellas que tratarán inequívocamente de impugnar en la corte. Si decide instalar nuevos toboganes para niños en el patio, este es un problema doméstico "no comercial" que pocas personas se preocupan. Pero si decides cambiar el Código Penal, entonces entra mucho dinero en el juego, que cada parte protegerá hasta el final.
    - Selección de presidente y secretario de la reunión.
    - Elección de la comisión de conteo
    - Elección del Código Penal "Nuevo Reino Unido"
    - Elegir un consejo de la casa
  • La agenda a menudo requiere un cambio en el contrato de gestión.
  • Como ejemplo, consideramos una pregunta así, por cierto, es muy común en la práctica: los residentes quieren reparaciones en la entrada, van al Código Penal, les dan un paquete de documentos para recoger firmas (celebrar una reunión) con la redacción: "Aprobar la reparación de la entrada No. 1" y luego dicen: "Espera, te hemos incluido en el plan durante los próximos tres años". La gente está indignada, rompe y tira: hay dinero, ¿cuál es el problema? ¡Y el problema está en la redacción! "Aprobar la redecoración de la entrada N ° 1, encomendar a la compañía administradora de Good House antes del 1 de septiembre de 2017, realizar las reparaciones de acuerdo con la estimación adjunta utilizando los fondos acumulados para la reparación actual de un edificio de apartamentos por un monto total de no más de 145,000 rublos". - siente la diferencia?

    - algo así se parece a la agenda de temas para los residentes que no consultaron antes de la reunión sobre el cambio del Código Penal. Se puede argumentar porque no se determinó el método de gestión, no se planteó la cuestión de aprobar un nuevo contrato y rescindir el antiguo, etc. Con una probabilidad del 90%, los residentes de la casa mantendrán su caso en los tribunales y al mismo tiempo celebrarán otra reunión, pero con una agenda normal. Antes de convocar una reunión "compleja", verifique su citación, especifique qué tan factible es para los abogados de su Código Penal, invite a abogados independientes. Créeme, esto te ahorrará nervios y tiempo.

    Del último ejemplo de la vida. Los residentes de la casa reciben un ingreso bastante grande de la publicidad colocada en la fachada de la casa (aproximadamente 1 millón por año). Celebraron una reunión y exigieron que la compañía administradora abriera una cuenta bancaria separada a la que se transferiría este dinero para ahorrarlo y no mezclarlo con el dinero acumulado para las reparaciones actuales. El Código Penal abre una cuenta separada en su nombre con el banco, pero transfiere allí solo una parte de la cantidad de 100,000 rublos de los acumulados previamente. El resto del dinero se destinó a pagar deudas a los recursos. Los residentes escriben cartas de enojo a las autoridades supervisoras, de donde proviene la respuesta: "El Código Penal no estaba obligado a abrir una cuenta, tal obligación no se detalla en el acuerdo de gestión, resolver el asunto en los tribunales".
    Por lo tanto, a veces durante la reunión se requiere hacer inmediatamente un protocolo de desacuerdos con el acuerdo de gestión, y para su consideración rápida agregue "Tomar la decisión de rescindir el acuerdo con el Reino Unido" XXX "y elegir una nueva compañía de gestión en caso de negarse a acordar la versión propuesta del protocolo de desacuerdos o si no hay una respuesta razonada dentro de los 30 días posteriores a la recepción del acta de la reunión general ”, de lo contrario, la consideración del protocolo de desacuerdos puede prolongarse durante 3-6-12 meses o más.

    En este artículo intenté describir de la manera más completa los errores más importantes de los iniciadores en la preparación de la agenda.

    ¡Les deseo a todos buena suerte en la celebración de reuniones generales y vecinos menos dañinos que ellos mismos no participan en la vida hogareña y que otros no pueden hacer esto!

    Preparación para la reunión y redacción de las actas.

    • el hecho de votar (si se celebró) y sus resultados,
    • Resultado de la reunión.

    A veces, el tiempo exacto (hasta minutos) del inicio y el final de la reunión se ingresa en el protocolo; esto le permite disciplinar a los empleados y optimizar en el futuro el tiempo dedicado a tales reuniones. Si es necesario, algunos documentos adicionales, fotos y certificados de video pueden adjuntarse al acta de la reunión.

    Preparación de reuniones y actas.

    Por ejemplo, si termina 20 minutos antes del descanso para almorzar, se perderá este tiempo de trabajo,

    • Nombre del presidente: generalmente es el jefe de la empresa, el departamento o sus adjuntos,
    • Nombre del Secretario
    • Nombre de los participantes: formando una lista de participantes, debe entenderse que solo aquellos que pueden influir en la decisión deben ser invitados. Por lo demás, será una pérdida de tiempo de trabajo.

    El número ideal de participantes es de 5 a 7. Exceder el número especificado conducirá a una disminución en el retorno de los participantes y un aumento en la duración,

  • lista de preguntas y oradores: una extensa agenda lleva a una larga reunión, lo que reduce la productividad,
  • tiempo asignado para la discusión de cada uno de los temas. El tiempo total de la reunión no debe exceder las 2 horas.

    Si planea una discusión más larga, debe tomar descansos.

    Cómo escribir una agenda para una reunión

    Esto se hace mejor antes de la reunión.

    • Debe enviar una invitación por adelantado a quienes deben estar presentes. Si algunos no pueden ayudar a resolver problemas, pero necesitan conocer los resultados del evento, entonces se les debe proporcionar un protocolo.
    • El lugar debe seleccionarse en función de sus objetivos.

    Las condiciones de alojamiento son importantes para crear un entorno empresarial. Estos matices son fundamentales en la preparación de la reunión. Sujeto a su observancia, el evento se llevará a cabo de manera efectiva y organizada.

    Cinco puntos básicos de la agenda

    Una agenda bien formada responde cinco preguntas básicas sobre la reunión. Las primeras cuatro son fáciles de responder, y la quinta pregunta puede ser difícil. Estas son las preguntas.

    1. ¿Qué grupo participa en la reunión? ¿Cuál es el nombre del grupo o equipo participante? Este punto debe aclararse al comienzo de la agenda, por ejemplo:

    • reunión ejecutiva
    • reunión del departamento de producción
    • Comité corporativo de Nochevieja.

    El nombre del grupo explica quién debe asistir y quién no. Con este enfoque, los especialistas que se suponía que iban a venir, pero que no se presentaron, no podrían decir: "No sabía que necesitaba estar presente", y los participantes que no podían ayudar en la reunión no distraerían a los demás.

    2. ¿Cuándo tendrá lugar la reunión? - Fecha y hora. ¿Cuándo se realizará la reunión, a qué hora comenzará y cuándo finalizará? Si este elemento no existe, los participantes no aparecerán a tiempo, la reunión se retrasará y se violará el horario de trabajo.

    3. ¿Cuál es el propósito y el significado de la reunión? ¿Por qué estamos saliendo? ¿Cuál es el significado general de la reunión y qué debemos lograr? Una reunión puede tener varios objetivos, pero si no hay ninguno, la reunión pierde todo significado.

    4. ¿Qué temas debemos considerar? ¿En qué temas, preguntas o inquietudes se enfoca la reunión? Anótelos en la agenda en el orden en que serán considerados. Además, incluya una introducción y un resumen en la agenda que lo ayudarán a comenzar la reunión y finalizarla con un resumen.

    5. ¿Qué procesos se utilizarán para abordar cada tema? El proceso describe cómo el grupo resolverá cada problema de principio a fin y consta de dos elementos:

    • pasos a seguir cuando se trata cada tema o pregunta,
    • empleados que participarán en la resolución de estos problemas en cada etapa.

    Para ilustrar el proceso de discusión, considere un ejemplo. Supongamos que su equipo está trabajando en un problema de servicio al cliente. Parte de la reunión de hoy está dedicada a encontrar una solución a este problema. Esta parte de la agenda puede verse así.

    Discusión inicial de ideas.

    1. Explicación. Los participantes nombran ideas que necesitan aclaración, el grupo las discute.
    2. Consolidación. El grupo discute si se pueden combinar y combinar diferentes ideas.
    3. Cribado. El grupo descubre si algunas ideas pueden eliminarse.
    4. Categorización. El grupo discute si hay un tema común para algunas ideas y, de ser así, las agrupa en categorías.

    Cómo organizar una reunión y guardar actas

    Actas de la reunión: un documento que registra todos los eventos en la reunión de empleados de la empresa. No se aplica a documentos estrictamente vinculantes, pero en algunos casos es realmente necesario. ARCHIVOS Descargue las actas de la reunión en blanco. doc Descargar ejemplos de actas de reuniones. doc El papel de las reuniones de protocolo en las organizaciones, independientemente de su estado, línea de negocio y tamaño, se realiza con cierta frecuencia. Le permiten resolver muchos problemas actuales, tomar oportunamente las medidas necesarias para resolver problemas complejos, determinar la estrategia de desarrollo de la empresa, etc. Sin embargo, no todas las reuniones se registran utilizando el protocolo y esto no constituye una violación de la ley.

    Movimiento para resolver un problema.

    1. Definición de los próximos pasos y acciones: los participantes en la reunión hablan por turno.
    2. Aprobación de los próximos pasos y acciones, discusión grupal y creación de consenso.

    Como puede ver, en el proceso de resolución de problemas, el grupo recibe respuestas a las preguntas “¿Qué? Como? y ¿Quién? "Es decir," ¿En qué estamos trabajando, cómo trabajaremos y quién participará en cada etapa? " Un plan de acción claro ayuda a los participantes a centrar su atención en un tema importante y permite que todas las partes interesadas hablen.

    Es posible que desee hacer que los cinco elementos de la agenda nombrados sean aún más estructurados. Si siente que necesita aumentar la disciplina y la actividad de los participantes, puede usar las herramientas de la siguiente lista.

    Tema especial A veces, las reuniones se pueden dedicar a temas específicos. En este caso, indique este tema inmediatamente después del nombre del grupo de participantes.

    Lugar de la reunión. Cuando un equipo celebra reuniones en diferentes lugares todo el tiempo, es necesario indicar dónde se realizará esta reunión.

    Nombres de los participantes. Los nombres de los participantes deben indicarse si se reúne un equipo relativamente joven, un equipo multifuncional o un consultor externo o un representante de la gerencia participarán en la reunión.

    La cantidad de tiempo asignado para cada tema. Limitar el tiempo para cada pregunta ayuda al equipo a no perder el enfoque y a no distraerse con razonamientos ociosos. Esto no significa que deba interrumpir una discusión productiva solo porque el tiempo se acaba. Use la planificación del tiempo para las reuniones de revisión del equipo. La planificación del tiempo le permitirá evitar una situación en la que la agenda esté sobrecargada con preguntas de discusión, durante la buena parte de la cual no queda tiempo.

    Tiempo para descansos. Cada reunión que dure más de dos horas debe incluir tiempo para un descanso, de lo contrario, los participantes comenzarán a distraerse constantemente y saldrán periódicamente de la sala para tomar un descanso.

    Resultados deseados. Esta parte de la agenda describe qué decisiones deben resolverse durante la reunión y qué otros resultados se deben obtener.

    Formación de participantes. La práctica muestra que es muy útil recordar a los miembros del equipo qué deben preparar exactamente para una participación productiva en la reunión o qué deberían haber hecho a partir de lo planeado en la última reunión.

    Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. En los parámetros evaluados, puede incluir el cumplimiento de las regulaciones, la calidad y el nivel de participación de cada uno, la calidad de la facilitación, el enfoque en el tema de la reunión y más.

    Información adicional sobre el tema.

    El artículo muestra los principales métodos para componer metaetiquetas y los principales errores que deben evitarse.

    Un artículo sobre cómo hacer preguntas educadamente a sus camaradas y extraños para obtener las respuestas necesarias.

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